Cómo pasar tus e-labels a Vinoveo en 24 horas

Cambiar de proveedor de etiquetas electrónicas da pereza por una razón concreta: el código que ya está en el cristal no se reescribe. Aun así, la mayoría de bodegas no migran el pasado, migran la siguiente tirada y el catálogo vivo. Vinoveo hace ese trabajo sin coste de migración y entrega los QR nuevos en 24 horas desde que tenemos los datos completos. Esta nota explica qué entra en esas 24 horas, qué tienes que preparar y qué no podemos prometer sobre las botellas que ya están en el mercado.

La migración es el único servicio que no se cobra. El uso de la plataforma, una vez están las fichas, es la suscripción anual de 50 €, con QR dinámicos ilimitados.

Qué significa «en 24 horas»

El reloj empieza cuando la lista está completa, no cuando escribes el primer correo. Una referencia completa lleva nombre comercial, añada o lote si etiquetas por lote, categoría (tranquilo, espumoso, de aguja, de licor), volumen, graduación, ingredientes en el orden en que deben declararse, alérgenos, valor energético por 100 ml o la analítica para calcularlo (alcohol, azúcares, acidez), idiomas de los mercados donde vendes y, si la tienes, la URL actual para poder contrastar la ficha vieja.

Con eso recreamos cada e-label en Vinoveo, alineada con el reglamento (UE) 2021/2117, y devolvemos los archivos del QR listos para la imprenta. Si faltan azúcares de media bodega o no está claro el clarificante, esas referencias se quedan fuera del plazo y el resto sale. Mejor decirlo el primer día que prometer un catálogo cerrado con huecos.

El canal es el que te venga mejor. Puedes escribir a info@vinoveo.com con la hoja de cálculo o un export del proveedor actual, o crear la cuenta en app.vinoveo.com/login y cargarlas tú si el catálogo es corto. En catálogos largos suele ir más rápido que las pasemos nosotros: menos errores de copia en números E y en el orden de los aditivos.

Qué tienes que sacar del proveedor actual

Casi todas las plataformas dejan exportar, aunque sea una pantalla que hay que copiar. Pide, o descarga, esto:

• Identificador interno y nombre que ve el consumidor. A veces no coinciden, y el que va a la e-label es el segundo.
• Composición declarada, no la ficha de bodega. La ficha interna mezcla prácticas que no se declaran con aditivos que sí.
• El valor energético ya calculado y la unidad. Si solo tienes la analítica, envía la analítica y lo calculamos.
• Idiomas publicados. Si hoy la ficha francesa está a medias, dilo: no vamos a dar por buena una traducción que no has revisado.
• La URL exacta del QR, la que sale al escanear una botella, no la de tu usuario dentro de la aplicación. Nos sirve para comprobar que no se nos olvida una mención que ya estabas enseñando.

No hace falta que cierres el contrato antiguo el mismo día. Durante el solape las fichas viejas pueden seguir en pie para el vino ya impreso, y las nuevas sirven para lo que entra en máquina. Cuando la última tirada con el código viejo haya salido, ya puedes dar de baja el otro servicio.

El límite de las botellas que ya están fuera

Un QR impreso codifica una dirección. Si esa dirección es del proveedor anterior, Vinoveo no puede cambiar el destino desde fuera. No hay un «desvío universal» de todos los códigos del sector. Hay tres situaciones, y conviene no mezclarlas cuando se lo explicas a quien lleva la imprenta.

La tirada que aún no se ha impreso lleva el QR nuevo. Es el caso limpio: a partir de esa etiqueta, cualquier corrección de azúcar, de idioma o de aditivo se hace en Vinoveo y el código del cristal sigue valiendo. Por eso el QR es dinámico.

La tirada ya impresa sigue abriendo la ficha antigua, salvo que el proveedor actual acepte una redirección de sus URL hacia las nuevas. Algunos lo hacen durante unos meses si lo pides por escrito y si tu contrato no lo prohíbe. Otros apagan la ficha el día que termina el contrato. Pregúntalo antes de darte de baja, no después. Si no hay redirección, esas botellas enseñan la etiqueta vieja hasta que el lote se agota, que es exactamente lo que ya estaban haciendo.

Un código estático, de los que llevan el contenido dentro de la imagen y no en un servidor, no se migra. Hay que imprimir otro. Si tu proveedor te vendió «QR dinámico» pero el enlace es una página genérica de la bodega con un PDF colgado, tampoco hay nada que redirigir con garantía: se rehace la ficha y se cambia el código en la siguiente contraetiqueta.

Cómo revisamos la ficha antes de darla por buena

En esas 24 horas no nos limitamos a volcar campos. Comprobamos que la energía está en kJ y kcal por 100 ml, que los alérgenos que van en el cristal también están identificados, que el orden de ingredientes es decreciente y que la página no arrastra textos comerciales del export (notas de cata, puntuaciones, enlace a la tienda). Esa mezcla es uno de los fallos que la Comisión ha señalado: el medio electrónico de los ingredientes no es un canal de marketing ni un formulario para captar datos del consumidor.

Si una referencia no cuadra, te la devolvemos con la pregunta concreta en lugar de inventar un número. Un azúcar residual copiado de otra añada es peor que un día de retraso.

Cuando das el visto bueno, descargas el QR desde la cuenta. El archivo sirve para la contraetiqueta. A partir de ahí la suscripción anual cubre el alta de referencias nuevas, los idiomas y los cambios. No hay cuota por etiqueta ni por idioma dentro de ese plan.

Una hoja de ruta de un día

Por la mañana envías la lista a info@vinoveo.com o nos das acceso al export. Al mediodía tienes las fichas en la cuenta para leerlas en el móvil, como las va a ver quien escanee en una tienda. Por la tarde corriges los dos vinos que no te encajan y cierras. Al día siguiente la imprenta tiene el PDF o el SVG del código. Si el catálogo pasa de unas decenas de referencias o la analítica llega en formatos distintos, dímelo en el primer mensaje y acordamos qué bloque sale en el primer plazo y cuál va detrás. El compromiso de 24 horas es sobre datos completos, no sobre una caja de PDFs sin abrir.

El alta para dejar la cuenta creada, aunque la carga la hagamos nosotros, está en app.vinoveo.com/login. El resumen de la oferta, con el mismo plazo y sin coste de migración, está en la página de migración. Si solo quieres contrastar si tu vino entra en la obligación de diciembre de 2023, la guía de la etiqueta electrónica está en este mismo blog.